Der Norm-Brief

Warum muss man eigentlich Briefe 'normen', also vereinheitlichen? Ist denn nicht jeder Brief anders?

 

Inhaltlich natürlich schon - aber äußerlich helfen Standards: Es fängt beim Adressfeld an, das ins Brieffenster passen muss, geht über die korrekte Anschrift (An eine Firma? An eine Person? An einer Person in der Firma? Nur an diese Person in dieser Firma?…) und endet damit, längere Brief lesefreundlich zu machen (einfaches Beispiel: Von wem ist eigentlich der Brief??)

 

Es gibt eine Menge fertiger Vorlagen, dennoch sollten man es ruhig einmal selbst probiert haben, 'norm-gerecht' einen Brief zu gestalten:

 

 

Von oben nach unten…

Briefkopf

Die ersten 27mm (ich hab mir diese krummen Maße nicht ausgedacht!!) gehören dem Briefkopf. hier könnte man zB mit der Funktion 'Kopfzeile' sich schnell und einfach einen solchen basteln. Vielleicht einfach der Name in einer geschwungenen Schrift, oder ein paar Sternchen o.ä. als 'Gestaltungsmittel'.

 

 

Adressfeld

… in OO auch 'Rahmen' genannt, 40mm hoch, 85mm breit, 27mm von oben, 20mm von links.

 

Das Adressfeld ist - theoretisch  -10-zeilig:

 

  1. Absender (kleiner geschrieben)
  2. elektronische Freimachungsvermerke 
  3. Vorausverfügung Nicht nachsenden!
  4. z. B. Einschreiben / Recommandé
  5. Firma = Name des Unternehmens
  6. Anrede, ggf. Berufs- oder Amtsbezeichnungen
  7. ggf. akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing., Dipl.-Hdl.), Name
  8. Straße/Hausnummer (ggf. // App.-Nr.) oder Postfach
  9. Postleitzahl und Bestimmungsort 88888 München
  10. (LAND)

 

 

 

 

Datum

… wird gern beim selber Schreiben vergessen: Rechtsbündig das Datum, wann der Brief verfasst wurde. Daran denken: Bei Rechtsstreitigkeiten gilt der Stempel AUSSEN auf dem Briefumschlag, nicht das selbstverfasste Datum… 'rückdatieren' geht so nicht.-

 

betr. : …

… gibt es nicht mehr! Soll heißen, man schreibt nicht mehr 'betreff', sondern gleich, worum es geht. Nur in Stichworten, kein Punkt. Hervorhebung der betr.- Zeile nur mit fett oder Farbe - Unterstreichungen, andere oder größere Schrift bitte nicht.

 

Dann ZWEI Leerzeilen und …

 

Anrede

… eigentlich selbsverständlich aber: Achten Sie auf KORREKTE Schreibweise des Namens! Nicht fällt unangenehmer auf als wenn man seinen Namen 'verstümmelt' sieht! Lassen Sie ihn sich buchstabieren, rufen Sie im Sekretariat an, oder schauen Sie, ob Sie bereits Post vom Adressaten bekommen haben. Achten Sie auf Sonderzeichen, Frau Fermé, Herr Loviç, Frau Jørgensøn etc etc..

 

Erneut EINE Leerzeile und… 

 

Der eigentliche Text

Ein paar Grundregeln:

  • Absätze immer nur ein-zeilig
  • Abk. aus mehreren Worten werden i.d.R. pro Wort mit einem Punkt getrennt
  • Unterstreichungen vermeiden
  • Hervorhebungen durch fett, kursiv, ALL-CAPS (selten)
  • freundlch aber kurz kommt bei Geschäftskorrespondenz immer gut an 
  • smileys ;), Acronyme LOL o.ä. haben in einem Geschäftsbrief nichts verloren

nach einer Leerzeile folget noch die Grußformel (nicht abkürzen mit 'mfg', bitte ausschreiben)

 

 

 

 

nach weiteren 4 Leerzeilen (für die Unterschrift oder Stempel) folgt der Name in Maschinenschrift

 

1Leerzeile, und … 

 

 

Anhänge

Ganz wichtig: benennen Sie angehängte Dateien vernünftig! Niemals 'unbekannt1', 'neue Datei002', '1234' oder ähnlich!

 

Auch wenn die Anhänge vielleicht so auf Ihrer Festplatte lagern - benennen Sie sie um: aus "ks_cv-vers02" machen Sie zB "Lebenslauf_schlüter" - landet der Anhang OHNE Anschreiben irgendwo, kann man so bereits am Namn erkennen, worum es grob geht, OHNE die Datei erst einmal öffnen zu müssen!

 

Testen Sie, ob Ihre Anhänge funktionieren!

 

Vermeiden Sie propitäre (Hersteller-spezifische) Formate!!

Statt .docx besser doc, oder noch besser pdf.

 

Fassen Sie mehrere pdf zusammen!

 

 

... und hier geht's noch zu einer bebilderten Schritt-für-Schritt Anleitung:

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Musteranschreiben zum download
So sieht ein Anschreiben im Design des Norm-Briefes aus. Bei Verwendung bitte den richtigen Absender in der Kopfzeile und im Adressfeld ändern! Dieses Dokument lässt sich mit MSWord und OpenOffice öffnen.
musteranschreiben.doc
Microsoft Word Dokument 7.5 KB